Đàm phán trong các tình huống đời thường – Kỹ năng quan trọng bị nhiều người bỏ qua

Kỹ năng đàm phán là khả năng thuyết phục, thảo luận với người khác để giải quyết một vấn đề nào đó.  Theo đó, đàm phán không phải là một kỹ năng chỉ hiện hình nơi thương trường, chúng có mặt khắp mọi nơi trong cuộc sống của chúng ta. Rất nhiều bất công, thiệt thòi, mâu thuẫn, căng thẳng mà chúng ta nhận trong đời, đến từ việc thiếu hụt kỹ năng này.

Câu chuyện mở đầu

Để mở đầu chủ đề nghe có vẻ chẳng có gì vui vẻ này, hãy cùng tôi nhớ lại một chút về câu chuyện hai chú gấu chia nhau một cái bánh ngọt. Hẳn bạn còn nhớ chứ, hai anh em gấu trong rừng không biết làm sao để chia nhau một cái bánh ngọt. Ai cũng sợ đứa kia sẽ chia không đều nên cứ dùng dằng mãi không xử được. Một con cáo đi qua biết chuyện liền chủ động được làm “người phán xử”.

Cáo ta cố tình chia chiếc bánh thành hai phần không đều nhau, rồi hỏi hai anh em gấu được chưa. Dĩ nhiên là cả hai gào lên không đều. Vậy là cáo cố tính ngoạm một miếng to ở phần bánh lớn, rồi lại hỏi đều chưa. Hai chú gấu ngốc nghếch, chỉ tập trung vào độ bằng nhau của hai miếng bánh, lắc đầu liên tục. Với chiêu thức cũ, cáo lại ngoạm bên này một miếng, bên kia một miếng. Cuối cùng, chiếc bánh lớn ban đầu chỉ còn lại hai miếng bé xíu bằng nhau, trước hai đôi mắt rớm lệ của anh em nhà gấu.

(Hồi nhỏ, tôi và em gái cũng hay tỵ nạnh nhau chuyện miếng ăn kiểu này. Một lần khi chia nhau trái ổi chín, tôi đã nghĩ ra một mẹo, đó là hễ đứa này chia thì đứa kia được chọn phần. Như vậy đứa chia sẽ muốn chia sao cho cân nhất vì nó không được chọn, và đứa chọn cũng không cần lo lắng chia phần không công bằng, vì dù sao nó cũng sẽ là người được chọn ăn miếng nào. À nếu nhà có từ ba anh chị em trở lên thì vụ này cũng hơi căng)

Anh em nhà gấu đã thất bại trong việc chia phần vì chúng không biết cách thỏa thuận với nhau sao cho hai bên đều hài lòng, dẫn đến bị cáo lợi dụng. Câu chuyện anh em nhà gấu và việc chia phần ăn thuở nhỏ chính là những tình huống kinh điển về một loại kỹ năng quan trọng trong cuộc đời chúng ta: Kỹ năng đàm phán.

Cuộc đàm phán nguy hiểm nhất là cuộc đàm phán mà bạn không biết mình đang tham gia.

Chris Voss, cựu nhà đàm phán con tin của FBI.

Chúng ta đã phải sử dụng nó từ việc đơn giản nhất, thường trực nhất nhưng ít người ý thức được rằng họ cần có kỹ năng này, kể cả khi đó chỉ là việc thỏa thuận với đứa con về chuyện chúng nó có thể đi chơi vào cuối tuần hay không.

10 yếu tố giúp đàm phán hiệu quả

Dưới đây được gọi là các phẩm chất hoặc kỹ năng giúp một người đàm phán tốt hơn trong nhiều tình huống. Ý thức được điều này sẽ giúp bạn để ý tới hành động, lời nói và điều cần thiết khi tham gia thương lượng với ai đó.

1. Sự quyết đoán

Trở nên quyết đoán không có nghĩa là trở nên cứng rắn chỉ để tỏ ra cứng rắn. Nó không có nghĩa là đập bàn, đấm ngực, la hét, coi thường, hay thể hiện uy quyền của bạn.

Sự quyết đoán đến từ sự tự tin của bạn về những gì đang diễn ra . Sự tự tin một phần đến từ kiến ​​thức và kinh nghiệm xử lý các tình huống tương tự.

 Điều chúng ta dễ thấy nhất là cách ứng xử của cha mẹ với lũ trẻ con. Các bậc cha mẹ luôn muốn tỏ ra cứng rắn và nghiêm khắc, nhưng điều này nhanh chóng bị đè bẹp bởi sự mè nheo quấy khóc không ngừng. Để quyết đoán, mọi cha mẹ cần hiểu tâm lý con trẻ, các kiến thức về nuôi dạy con, họ phải tin rằng nếu thỏa hiệp với con là đang làm hư con thì mới có thể chiến thắng lũ trẻ cứng đầu.

2. Xây dựng mối quan hệ

Đàm phán không chỉ đơn giản là chúng ta thảo luận điều gì đó với ai đó, nó là một quá trình xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan. 

Kỹ năng này rất quan trọng, vì chúng ta có xu hướng bị thu hút bởi những người giống mình và chống lại những người khác biệt. Chúng ta thường tranh cãi về những điều mâu thuẫn thay vì tìm tiếng nói chung với nhau.

Nếu không có quá trình xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trước đó, mọi người có xu hướng kết thúc các cuộc trao đổi bằng những cãi vã, bất mãn, vốn sẽ làm rạn nứt thêm khoảng cách các bên. Mối quan hệ giữa các cặp vợ chồng là một ví dụ. Nếu tình cảm đủ mặn nồng, mọi tranh cãi chỉ là chuyện nhỏ. Nhưng nếu tình cảm vốn hời hợt, một yêu cầu nhỏ của vợ cũng bị chồng xem là quá đáng, và ngược lại.

3. Sự đồng cảm

Đồng cảm là nghệ thuật có thể đặt mình vào vị trí của người khác. Bạn không cần phải đồng ý với quan điểm của họ, nhưng khả năng hiểu cảm xúc, quan điểm và hệ quy chiếu của người khác là một công cụ mạnh mẽ trong bất kỳ cuộc đàm phán nào.

Ví dụ bạn và chồng đang trao đổi về việc chồng hay đi nhậu mỗi đêm. Bạn cần hiểu được vì sao chồng đi nhậu, quan điểm của chồng là gì và mong muốn của bản thân là gì. Từ đó, bạn có thể bắt đầu cuộc đàm phán bằng sự đồng cảm “em biết, công việc áp lực nên anh muốn giải tỏa, hay gia tăng mối quan hệ, nhưng sức khỏe cũng là điều quan trọng…” Bạn đã cho chồng thấy sự đồng cảm và thấu hiểu, từ đó chồng có khả năng lắng nghe hơn yêu cầu của bạn. Thay vào đó, nếu bắt đầu cuộc trao đổi chỉ bằng những lời trách móc, khóc lóc, khả năng bạn sẽ kết thúc nó mà không nhận được gì.

4. Linh hoạt với các điều kiện

Rất nhiều trường hợp đàm phán thất bại vì bạn và đối phương khăng khăng muốn đạt được mục đích của mình mà bỏ qua các công cụ khác. 

Nếu bạn muốn con học bài, liệu có cách nào khác ngoài việc bắt chúng ngồi bẹp dí trên bàn học 2 tiếng mỗi tối sau khi ăn cơm không? Còn hình thức vừa học vừa chơi thì như thế nào? Cho con tham gia một hoạt động giải trí khác xen kẽ các buổi tối? Có nhiều hình thức để con học, nếu bạn nhất quyết bắt con mở sách giáo khoa rồi cặm cụi làm bài trong khi chúng quá lười biếng, bạn sẽ không đạt được gì cả.

5. Sử dụng trực giác

Trực giác đôi khi chỉ là linh cảm của chúng ta với một tình huống nào đó. Nó không rõ rệt để đưa ra những bằng chứng, nhưng nó thủ thỉ với chúng ta rằng điều gì đó là đúng hoặc sai trong cuộc trao đổi. Trong nhiều tình huống khi thiếu thông tin, chúng ta cần trực giác để củng cố cho các điều kiện của mình.

Điều dễ thấy nhất khi dùng trực giác là ở các cuộc mua bán. Chúng ta thường chọn mua hàng ở những người trông có vẻ hiền lành, thân thiện, với hàng hóa được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp. Điều đó gửi đi một tín hiệu rằng hàng hóa ở đó có chất lượng, người bán là người có lương tâm. Không có gì khẳng định, nhưng chúng ta thường dựa vào kiểu cảm nhận đó để quyết định mua hàng ở đâu.

6. Uy tín cá nhân

Danh tiếng và sự đáng tin cậy của bạn là chìa khóa trong các cuộc đàm phán. Điều này đặc biệt đúng đối với các mối quan hệ thương lượng lâu dài, nơi mà mọi người biết rõ con người bạn (cả cá nhân và nghề nghiệp). Tin tưởng bản thân là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Và chủ tâm xây dựng lòng tin với đối phương sẽ làm tăng ảnh hưởng và khả năng thuyết phục của bạn.

Bạn rất dễ mượn tiền người quen nếu bạn là người ăn ở tử tế, nghề nghiệp ổn định, có vay có trả. Còn nếu bạn “gây tiếng vang” bởi thói quen quỵt nợ của mình, rất khó để người khác trao lòng tin cho bạn. Lòng tin được xây dựng ở rất nhiều hành động nhỏ nhặt, khả năng giữ lời hứa và lời nói đi đôi với hành động.

7. Tập trung vào chi tiết

Bạn cần nắm rõ các chi tiết liên quan đến thỏa thuận và có thái độ tập trung khi đang đàm phán. Hãy tìm hiểu ngay cả những chi tiết nhỏ nhất mà bạn cho là quan trọng và bạn có thể yêu cầu đối phương.

Đầu tiên hãy tự hỏi mục đích của cuộc đàm phán này là gì? Bạn thực sự muốn gì? Điều kiện nào sẽ giúp bạn thỏa mãn, điều kiện nào có thể được trao đổi lại, và điều kiện nào là không thể thay đổi? Nếu xác định sớm ngay từ đầu những chi tiết này, bạn sẽ tự tin hơn, quyết đoán hơn khi thương lượng.

8. Kiên nhẫn lắng nghe

Hãy là một người lắng nghe kiên nhẫn. Hãy nghĩ về sở thích, nhu cầu, thế mạnh của đối phương. Đừng vội kết luận và đừng can thiệp khi người khác đang nói. Lắng nghe đề xuất của bên kia: họ có thể nghĩ ra thứ gì đó độc đáo mà bạn thậm chí không thể nghĩ ra.

Trường hợp khi ba mẹ thương lượng về chuyện đi chơi của con là một cuộc đàm phán đòi hỏi khả năng lắng nghe của các bậc phụ huynh. Họ phải hiểu nhu cầu, tình cảm của con cái trước khi đưa ra điều kiện bắt buộc nào cho con. Họ cũng có thể để cho con chủ động đề xuất giải pháp, như làm thế nào để cân bằng giữa việc học trên lớp và việc ra ngoài chơi với bạn bè.

9. Tinh thần “win-win”

Cuộc đàm phán thành công là cuộc thương lượng mà hai bên cùng thắng “win-win”, chứ không phải bạn chiếm hết mọi quyền lợi hấp dẫn, để lại cho đối phương chút bánh tí tẹo. Bởi cả hai đều hạnh phúc thì mới có những cuộc đàm phán tiếp theo, và đối phương chủ động hơn khi trao đổi với bạn. Khi bước vào đàm phán với tinh thần hai bên cùng có lợi, bạn sẽ nhận ra rằng mình tự tin hơn, quyết tâm hơn, đồng cảm hơn, biết lắng nghe hơn. Từ đó sẽ có nhiều giải pháp tối ưu hơn cho cả hai.

Tinh thần “win-win” còn thể hiện ở sự minh bạch thông tin và cảm xúc. Cả hai bên cần chia sẻ cảm xúc, nguyện vọng thực sự của bản thân để cùng nhau tìm ra giải pháp. Nếu bạn không hài lòng với thỏa thuận, hãy thể hiện sự không hài lòng của bạn với người khác.

10. “Giấy trắng mực đen”

Điều này rất cần thiết trong các tình huống vay mượn tiền bạc, tài sản nào đó. Ngay cả đó là người thân, nếu bạn chắc chắn rằng mình không thể mất số tiền này, tốt nhất hãy làm một thỏa thuận trên giấy tờ. 

Tại nơi làm việc, sau mỗi cuộc thảo luận và đàm phán, email hoặc biên bản cuộc họp phải được gửi cho tất cả các bên để mọi người có được một bức tranh rõ ràng về các điều khoản. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang làm việc với khách hàng, đối tác.

Chúng ta có thể chủ quan cho rằng các bên đủ tin tưởng và thân thiết lẫn nhau nên chỉ cần nói miệng. Tuy nhiên, khi xung đột lợi ích xảy ra, chỉ có các văn bản mới giải quyết được quyền lợi cho các bên.

Tóm lại cái bài dài thòng

Mọi kỹ năng muốn thành thạo đều cần luyện tập, và đàm phán cũng vậy. Bài viết này chỉ giúp bạn có thêm góc nhìn về đàm phán, còn muốn thành thạo kỹ năng, bạn cần luyện tập và tìm ra cách hiệu quả nhất cho riêng mình. Chỉ có luyện tập mới đem lại cho bạn sự nhạy bén trong giao tiếp, sự linh hoạt trong tư duy và sự sáng tạo trong xử lý các tình huống đàm phán. Hãy bắt đầu với các tình huống đơn giản, với người trong gia đình như con cái, cha mẹ, vợ chồng. Sau đó, bạn có thể muốn đi xa hơn với nhiều mối quan hệ khác.

Chúc bạn thành công và trở thành nhà đàm phán thường nhật xuất sắc!

1. https://www.psychologytoday.com/intl/blog/life-negotiation/202103/life-negotiation
2. https://jenninejacob.medium.com/6-everyday-negotiation-situations-that-you-probably-mistake-for-regular-conversations-55b092a3d76b
3. https://www.psychologytoday.com/intl/blog/life-negotiation/202103/life-negotiation