4 mẹo đàm phán giúp bạn đạt được thỏa thuận tốt cho mọi tình huống

Hầu hết mọi người khi nghĩ đến kỹ năng đàm phán thì sẽ tưởng tượng ra những cuộc họp sang trọng với những cá nhân ngầu lòi, trăm phương ngàn kế nghĩ cách làm sao để đối phương chấp thuận điều kiện của mình. Tuy nhiên, đàm phán là kỹ năng “thường nhật” hơn bạn nghĩ, khi ngay cả việc mặc cả khi đi chợ cũng là lúc chúng ta đang bước vào một cuộc thương lượng rồi. Hãy khởi động bằng một câu chuyện vui trước nhé.

Chúng ta luôn cần phải đàm phán cho mọi tình huống hàng ngày

1. Câu chuyện mở đầu

Một anh chàng nhặt được một chiếc đòn gánh đặc biệt, anh nghe đồn rằng chiếc đòn gánh sẽ giúp anh đổi vận. Anh cũng không biết chính xác giá trị của nó là như thế nào, bèn tạm thời dùng nó để gánh nước thuê. Vào thời đó, có một chiếc đòn gánh để gánh nước cũng không phải là chuyện dễ dàng. 

Một hôm, anh đang gánh nước bên đường thì có lão già ăn mặc sang trọng đi qua, ngỏ ý mua đòn gánh của anh. Đây là lúc cuộc đàm phán bắt đầu.

– Anh chàng: từ chối không bán vì nghĩ bán không được bao nhiêu, mà lại mất đi phương tiện làm ăn của bản thân. 
– Lão già: trả giá 2 lượng bạc.
– Anh chàng nhìn lão im lặng (anh suy nghĩ vì số tiền đó có thể mua được rất nhiều chiếc đòn gánh thông thường).
– Thấy anh im lặng, lão già tưởng anh chê ít, liền nâng lên 50 lượng bạc.
– Lúc này, anh chàng biết chắc là chiếc đòn gánh có bí mật gì đó rất quan trọng với lão già, bèn nhất quyết không chịu bán nếu lão không nói mua đòn gánh để làm gì. 

Cuối cùng lão già phải thú nhận rằng chiếc đòn gánh đó là công cụ quan trọng giúp lấy được kho báu. Anh chàng sẽ được lão chia cho một phần nếu cho lão mượn chiếc đòn gánh đó.

2. Mọi thỏa thuận đều cần được đàm phán

Trên đây là câu chuyện tôi đọc được ở một cuốn tiểu thuyết của nhà văn Thiên Hạ Bá Xướng. Điều quan trọng của câu chuyện không phải tính hài hước hay huyền bí của nó, mà là một mẹo trong đàm phán được các chuyên gia đề xuất. Anh chàng trong truyện đã áp dụng thành công kỹ thuật này, đạt được thỏa thuận cao nhất cho cuộc giao dịch: được chia phần kho báu thay vì vài lượng bạc lẻ ban đầu. (Kỹ thuật này có tên: Im lặng, sẽ được phân tích kỹ ở phần tiếp theo)

Bây giờ bạn có thể hình dung được đàm phán là kỹ năng chúng ta sử dụng cho rất nhiều tình huống giao tiếp hàng ngày, khi các bên muốn đạt được thỏa thuận tốt nhất dành cho mình. Mấu chốt là chúng ta khó biết rằng như thế nào để hai bên cùng thắng (win-win) để việc thương lượng diễn ra tốt đẹp. Trong khi cần mất nhiều thời gian để trau dồi kỹ năng đàm phán một cách chuyên nghiệp, dưới đây là 4 mẹo “lận lưng” giúp bạn đạt được kết quả tốt cho mọi cuộc đàm phán của mình.

4 mẹo đàm phán giúp bạn đạt được thỏa thuận tốt

(Những kỹ thuật đàm phán ít được sử dụng này được các chuyên gia khuyến nghị, có thể giúp các nhà đàm phán chuyên nghiệp tăng khả năng thương lượng)

1. Biến sự lo lắng thành cảm giác phấn khích

Trước khi tiến hành các cuộc thương lượng quan trọng như mua nhà, phỏng vấn việc làm, đấu giá hợp đồng quảng cáo, chúng ta có xu hướng hồi hộp, lo lắng quá mức.

Theo giáo sư Alison Wood Brooks của Trường Kinh doanh Harvard, ngay cả những nhà đàm phán chuyên nghiệp cũng thường cảm thấy lo lắng, nhưng trạng thái tinh thần này có thể khiến chúng ta đưa ra những quyết định bất lợi. Ví dụ như chúng ta có thể nhượng bộ mức lương không thỏa đáng với nhà tuyển dụng, hoặc chấp nhận vài điều kiện thiệt thòi để có được hợp đồng với khách hàng. 

Hầu hết mọi người có xu hướng tin rằng các kỹ thuật đàm phán tốt nhất để đối phó với sự lo lắng của mình là bình tĩnh lại, nhưng nói như vậy thật là huề vốn. Giáo sư Brooks khuyến nghị sử dụng kỹ thuật “reframe” (định nghĩa lại tích cực) để chuyển việc trạng thái lo lắng sang phấn khích. 

Chúng ta dễ nhận thấy rằng phấn khích là cảm xúc tích cực, thường được kích thích bởi những trải nghiệm thú vị hoặc thành công, trong khi lo lắng là cảm xúc tiêu cực, thường gây ra bởi những trải nghiệm không mong muốn hoặc lo ngại về tương lai. 

Nghe có vẻ không liên quan, nhưng chúng có một số điểm giống nhau. Cả hai đều là cảm xúc tích cực hoặc tiêu cực mà chúng ta có thể trải nghiệm cho cùng một tình huống. Chúng làm tăng mức độ kích thích của não bộ, gây ra các phản ứng sinh lý trong cơ thể, ví dụ như tăng tốc độ tim và hô hấp, giảm cảm giác đói và mệt mỏi và tăng sự tập trung. Từ cơ sở này, ta hoàn toàn có thể đánh lừa bộ não khi chuyển từ lo lắng sang phấn khích bằng kỹ thuật “reframe”.

Cách thực hiện kỹ thuật này là hỏi cho bản thân những câu hỏi tích cực, tìm kiếm các khía cạnh tích cực của tình huống đó và suy nghĩ về các giải pháp và cơ hội có thể có. Khi làm như vậy, bạn sẽ cảm thấy động lực và sẽ dễ dàng chuyển đổi từ cảm xúc lo lắng sang phấn khích.

2. Cố định cuộc thương lượng bằng một thỏa thuận “mỏ neo”

Phương pháp này xuất phát từ một hiện tượng tâm lý có tên là “hiệu ứng mỏ neo”. Hiệu ứng này mô tả xu hướng dựa vào thông tin ban đầu (mỏ neo) để đưa ra quyết định, dù cho thông tin này có thể không hợp lý hoặc không liên quan đến vấn đề cần giải quyết.

Theo các nghiên cứu liên quan, các nhà tâm lý học Amos Tversky và Daniel Kahneman cho rằng, người đưa ra đề nghị đầu tiên trong một cuộc đàm phán có khả năng gây ảnh hưởng đến cuộc thảo luận có lợi cho chính họ. Những lời đề nghị đầu tiên có xu hướng đóng vai trò là mỏ neo mạnh mẽ, ngay cả đối với những nhà đàm phán chuyên nghiệp có kinh nghiệm.

Ví dụ dễ thấy nhất là ở các cuộc mua bán, từ ngoài chợ cho đến các hợp đồng lớn. Chúng ta có xu hướng mặc cả dựa trên giá ban đầu mà người bán đưa ra, và sau đó cuộc thương lượng sẽ dao động xoay quanh mức giá đó. Ngay cả khi bạn là người mua, với những món hàng không có giá thị trường và kén người mua (như đồ thủ công, đồ cổ, cây cảnh), người đưa ra giá trước sẽ luôn đạt được lợi thế nhất định.

Ở các bối cảnh chuyên nghiệp hơn, như thỏa thuận hợp tác, người chuẩn bị trước bản thỏa thuận theo mẫu chuẩn sẽ có cơ hội tăng ảnh hưởng hơn trong cuộc thương lượng. Các hợp đồng bảo hiểm, vay trả góp luôn tối đa lợi nhuận cho bên bán vì họ chính là người soạn thảo nên.

Theo giáo sư Jeswald Salacuse của Đại học Tufts, mặc dù những bản nháp như vậy không phải lúc nào cũng phù hợp, nhưng chúng có thể làm tăng ảnh hưởng của bạn đối với cuộc đàm phán. Không những vậy, điều này có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho cả hai bên, khiến đây trở thành một trong những kỹ thuật đàm phán thực sự đáng để thử.

3. Tận dụng sức mạnh của sự im lặng

Đây chính là kỹ thuật mà tôi đã sử dụng câu chuyện đầu bài viết làm ví dụ minh họa. Vì sao điều này hiệu quả?

Sự im lặng trong các cuộc trao đổi, thương lượng gây ra cảm giác không thoải mái, đặc biệt khi một bên đang có tâm lý muốn đạt được thỏa thuận. Cũng như trong bất kỳ cuộc thảo luận nào, chúng ta có xu hướng lao vào lấp đầy bất kỳ sự im lặng khó chịu này các kỹ thuật thuyết phục và lập luận phản biện. Đó có thể là một sai lầm, theo giáo sư Guhan Subramanian của Trường Kinh doanh Harvard và Trường Luật Harvard. 

Như ông già mua đòn gánh ở câu chuyện trên: cho rằng sự im lặng của đối phương là chê số tiền ít nên đã cố gắng tăng giá lên nhằm thuyết phục. Nhưng điều này lại dẫn đến tâm lý phòng thủ ở đối phương nhiều hơn, bởi họ cho rằng như vậy thì họ quá hời trong cuộc giao dịch.

Sau khi đối tác của bạn nói, hãy dành một vài phút im lặng để ổn định có thể giúp bạn có thời gian tiếp thu hoàn toàn những gì ta vừa nói. Theo giáo sư Subramanian: “Sự im lặng làm giảm bản năng tự biện hộ và khuếch đại bản năng lắng nghe của bạn”. Sự im lặng cũng có thể giúp bạn xoa dịu cảm giác bị cuốn theo hiệu ứng mỏ neo của đối phương.

Sự im lặng còn giúp chúng ta có thêm chút thời gian để hệ thống lại bối cảnh thương lượng trong đầu, xác định đâu là điểm cần phải tập trung đàm phán tiếp theo. Anh chàng bán đòn gánh không đề ra mức giá cao hơn nhiều lần, mà anh ta đưa ra điều kiện khiến lão già phải nói thật về lợi ích của chiếc đòn gánh.

4. Xin lời khuyên

Đây là mẹo đàm phán có thể gây bất ngờ cho bạn, vì xin lời khuyên của đối tác có vẻ như đang thể hiện cho họ thấy bạn thiếu tự tin, kém năng lực, kinh nghiệm.

Nhưng trên thực tế, trong một nghiên cứu mới nhất, những người tham gia đánh giá những đối tác xin lời khuyên của họ có năng lực hơn những đối tác không xin lời khuyên. 

Các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng khi xin lời khuyên, chúng ta đang khen ngầm khen ngợi đối tác và nâng cao sự tự tin của họ. Đồng thời, điều đó thể hiện thái độ cầu thị của bạn cho sự hợp tác với họ.

Tất nhiên không phải tình huống nào chúng ta cũng nên xin lời góp ý từ đối tác. Một trong những cuộc thương lượng mà chúng ta có thể thử kỹ thuật này là các buổi pitching, ví dụ như hợp đồng quảng cáo chẳng hạn.

Sau khi có một bản thuyết trình dài về những gì bạn có thể làm cho họ, họ có thể có thái độ phòng thủ rất cao, liên tục đặt ra những câu hỏi cho bạn. Khi họ có vẻ thất vọng hay chán nản, kỹ thuật này sẽ hữu dụng. Một số người có kinh nghiệm cũng xác nhận rằng, khi nhận thấy đối tác tỏ ra thờ ơ với điều mình trình bày, họ đã mạnh dạn đề nghị được góp ý. Nhờ đó mà không khí buổi thuyết trình thay đổi, họ có thêm cơ hội với khách hàng.

Ví dụ bạn có thể nói: “Tôi biết trong thời gian ngắn chưa thể hiểu hết sản phẩm, dịch vụ của anh chị, nên bản kế hoạch có thể chưa phù hợp với chiến lược trong năm nay của công ty. Tôi rất mong được biết thêm về định hướng sắp tới và những điều mà anh chị mong đối tác đem đến cho mình”.

Nội dung câu hỏi nên dựa trên kinh nghiệm, hiểu biết của đối phương về lĩnh vực nào đó mà rõ ràng họ có lợi thế hơn bạn. Câu hỏi không nên về chủ đề thuộc chuyên môn, kiến thức bạn đáng lẽ phải nắm rõ, hay cách ứng xử trong tình huống cụ thể.

Lúc này bạn sẽ có cơ hội thêm 1 lần nữa với họ. Bạn không chỉ có khả năng hưởng lợi từ lời khuyên mà còn có thể củng cố mối quan hệ trong quá trình này.

Tóm lại cái bài dài thòng

Đàm phán không phải là một kỹ năng cao cấp chỉ ứng dụng cho những bối cảnh hợp tác trang trọng. Nếu hiểu rộng ra, chúng ta luôn cần có sự thỏa thuận trong rất nhiều tình huống giao tiếp hàng ngày. Nếu bắt đầu để ý và rèn luyện, bạn sẽ trở nên giao tiếp thuyết phục và hiệu quả hơn nhiều, ngay cả khi đó chỉ là việc thỏa thuận học bài với lũ nhóc con.

Tóm tắt bài viết:

1. www.pon.harvard.edu