Một bà chị mà tôi biết có chồng ngoại tình liền đổ lỗi cho “tiểu tam” và hăng máu đi đánh ghen. Tiểu tam có xây xước chút đỉnh thì chồng lại cặp bồ với cô khác. Chị nghĩ rằng do mình kém sắc, liền đi chỉnh sửa cho đẹp. Chồng vẫn ngoại tình.
Bạn, có như chị bạn tôi, đã bao giờ cảm thấy mình bị cuốn vào vòng xoáy của việc giải quyết vấn đề gì đó nhưng kết quả lại chẳng đâu vào đâu? Hay giống như đang cố “vá lỗ thủng” mà không nhận ra rằng cả cái tàu đã ngập nước? Tin tôi đi, bạn không hề đơn độc. Trong cuộc sống cũng như công việc, vấn đề không nằm ở cách chúng ta giải quyết, mà là liệu chúng ta có đang chọn đúng vấn đề để giải quyết hay không.
Trước hết hãy theo dõi một vấn đề có vẻ phức tạp ở một tòa nhà văn phòng: khách hàng phàn nàn thang máy chậm.
Tình huống mở đầu
Hãy tưởng tượng bạn sở hữu một tòa nhà văn phòng và nhận được khiếu nại rằng thang máy quá chậm khiến họ phải chờ đợi quá lâu. Phần lớn mọi người sẽ ngay lập tức nghĩ đến những giải pháp đắt đỏ như thay động cơ, lắp thang máy mới, hoặc cập nhật thuật toán vận hành. Thang máy chậm thì làm cho nó nhanh lên – Vấn đề quá rõ ràng và đáp án cũng như vậy – Bạn có đang nghĩ như vậy không? Tuy nhiên, một giải pháp thú vị đến từ một quản lý đã cho thấy rằng đây chưa hẳn là vấn đề cùng giải pháp sáng suốt.
Cải tiến tốc độ thang máy nghe có vẻ đơn giản nhưng thực sự không phải là cách làm tiết kiệm. Vị quản lý tòa nhà sau khi quan sát những người đi thang máy đã nhận ra vấn đề của các khiếu nại: họ ghét cảm giác chờ đợi thang máy, chứ không phải họ chê bai thang máy chậm! Có gì khác nhau không nhỉ? Có đấy, bởi vì nếu là cảm giác chờ đợi thang máy, vị quản lý đã đề xuất lắp một cái gương bên cạnh để họ có thể tranh thủ chỉnh trang y phục, đầu tóc, và ngắm nghía dáng mình trong khi chờ cửa thang máy mở.
Bạn đang nghĩ giải pháp thật buồn cười và “liên quan vãi”, nhưng đúng là sau khi lắp gương, số khiếu nại thang máy chậm đã không còn nữa. Cảm giác chờ đợi nhàm chán đã được xóa bỏ, nhờ một chiếc gương!
(Tình huống trích dẫn từ bài viết Are you resolving right problem?)
Chọn đúng vấn đề chưa đủ, phải là VẤN ĐỀ TỐT để giải quyết
Vâng, đây chính là vấn đề của hầu hết chúng ta! Ai cũng nghĩ rằng đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề rồi thì cứ thế mà giải quyết thôi, tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng đủ nguồn lực để xử lý theo hướng đó. Rắc rối nảy sinh khi chúng ta khăng khăng rằng mình hiểu vấn đề là gì rồi thì cứ quyết tâm giải quyết thôi, mà không cân nhắc theo hướng: “Có vấn đề nào mà giải pháp đỡ gian nan nặng nhọc hơn không?”
Vấn đề là chọn sai vấn đề
Click để xem chi tiết
Khảo sát của Thomas Wedell-Wedellsborg
Trong một khảo sát với 106 lãnh đạo cấp cao tại 91 công ty thuộc cả khu vực công và tư ở 17 quốc gia, tác giả nhận thấy rằng có đến 85% đồng ý rằng tổ chức của họ kém trong việc xác định đúng vấn đề, và 87% cho rằng điểm yếu này gây ra những chi phí đáng kể. Chỉ chưa đến 1/10 nói rằng họ không bị ảnh hưởng bởi vấn đề này. Điều họ gặp khó khăn không phải là tìm giải pháp, mà là hiểu được vấn đề thực sự là gì. Và, thật thú vị, những giải pháp sáng tạo gần như luôn bắt nguồn từ việc đưa ra một cách lý giải khác — hay tái định hình — vấn đề của bạn. Nguồn thông tin
Lấy câu chuyện thang máy làm ví dụ, hẳn nhiên quản lý tòa nhà có thể tăng tốc độ thang máy bằng nhiều cách, từ đó cũng đẩy lùi được khiếu nại của khách dùng. Tuy nhiên, giải pháp này khá rườm rà tốn kém và khả năng sẽ bị kéo dài trong nhiều thời gian vì sẽ cần các cuộc họp và chữ ký để giải quyết. Thay vì chỉ tìm cách tăng tốc độ thang máy như nâng cấp động cơ hay thuật toán, giải pháp đặt gương cạnh thang máy đã mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc. Bằng cách tập trung vào trải nghiệm của người dùng thay vì chỉ giải quyết tốc độ, các nhà quản lý tòa nhà đã biến một vấn đề kỹ thuật thành một vấn đề trải nghiệm khách hàng — và giải quyết nó một cách sáng tạo và tiết kiệm chi phí.
Trạm cứu hộ chó ở Mỹ
Nếu bạn nghĩ câu chuyện thang máy chỉ là may mắn ngẫu nhiên, thì đây là một ví dụ khác từ ngành cứu hộ động vật tại Mỹ. Mỗi năm, hàng triệu chú chó bị đưa vào các trại nuôi và rất nhiều trong số đó không tìm được mái ấm mới. Phần lớn các tổ chức cứu hộ tập trung vào việc vận động mọi người nhận nuôi chó. Nhưng Lori Weise, người sáng lập Downtown Dog Rescue, đã đi theo một hướng khác: Thay vì cố gắng tìm chủ mới cho những chú chó, cô tập trung giữ chúng ở lại với gia đình ban đầu của chúng.
Nguyên nhân của vấn đề? Không phải vì người ta không yêu chó, mà vì họ không có đủ điều kiện tài chính để chăm sóc chúng. Bằng cách hỗ trợ chi phí nhỏ như tiền tiêm phòng hoặc đặt cọc nhà ở, Weise đã giúp hàng ngàn chú chó không phải rời xa gia đình.
Như vậy, hai tình huống trên chỉ ra rằng: Thay vì cố gắng giải quyết một vấn đề khó nhằn mà ai cũng thừa nhận, tìm một vấn đề tốt hơn, đơn giản hơn để giải quyết có thể là lựa chọn không tồi. Và phương pháp reframing – tái định hình vấn đề sẽ giúp bạn.
Tìm vấn đề tốt hơn để giải quyết: Áp dụng phương pháp reframing để định hình lại vấn đề
Quá trình tìm kiếm vấn đề tốt hơn để giải quyết bắt đầu với việc đặt câu hỏi đúng: “Vấn đề THỰC SỰ mà chúng ta đang cố giải quyết là gì?” và “Đây có phải là vấn đề ĐÚNG để giải quyết không?”. Thay vì chỉ tập trung vào việc phân tích nguyên nhân gốc rễ, bạn nên mở rộng khung nhìn, nhìn nhận vấn đề từ các góc độ khác nhau và tìm cách tiếp cận mới. Điều này không chỉ giúp khám phá các tùy chọn khác mà còn mở rộng phạm vi vấn đề, cuối cùng dẫn đến việc xây dựng các giải pháp tốt hơn bằng cách giải quyết một vấn đề tốt hơn.
Phương pháp reframing là một chu trình ba bước giúp xác định và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả:
- Định hình vấn đề (Frame):
Xác định vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết. Ở bước này, điều quan trọng là tránh nhảy ngay vào phần giải pháp mà không dành thời gian để kiểm tra liệu vấn đề ban đầu có thực sự đáng giải quyết hay không. - Tái định hình vấn đề (Reframe):
Bước này bao gồm việc xem xét lại vấn đề từ các góc nhìn khác nhau bằng cách áp dụng các phương pháp sau:- Nhìn ra ngoài khung hình (Look outside the frame): Đặt vấn đề trong bối cảnh lớn hơn để phát hiện các yếu tố ảnh hưởng tiềm ẩn hoặc khía cạnh không rõ ràng.
- Suy nghĩ lại về mục tiêu (Rethink the goal): Xem xét mục tiêu cấp cao hơn của vấn đề để mở rộng không gian giải pháp.
- Xem xét các điểm sáng (Examine bright spots): Tìm kiếm các tình huống mà vấn đề ít nghiêm trọng hơn hoặc thậm chí không tồn tại, từ đó học hỏi và tái tạo các điều kiện thành công đó.
- Nhìn vào gương (Look in the mirror): Tự hỏi liệu bạn hoặc tổ chức của mình có phải là một phần nguyên nhân gây ra vấn đề hay không.
- Lấy góc nhìn của người khác (Take their perspectives): Thu thập ý kiến từ các bên liên quan để làm sáng tỏ các khía cạnh chưa được cân nhắc.
- Phát triển giải pháp (Move Forward):
Dựa trên vấn đề đã được tái định hình, bạn có thể phát triển các giải pháp mới. Điều này có thể bao gồm các buổi brainstorm, làm mẫu thử, hoặc thử nghiệm các ý tưởng mới trong quy mô nhỏ để kiểm tra hiệu quả.
Tóm lại cái bài dài thòng
Giải quyết vấn đề không phải lúc nào cũng giống như một bộ phim hành động, nơi bạn lao vào và mọi thứ tự dưng được giải quyết. Đôi khi, nó giống một trò xếp hình hơn – bạn phải tìm đúng mảnh ghép, xoay nó vài vòng, và thử nhiều cách để mọi thứ khớp với nhau. Phương pháp framing chính là cách giúp bạn “nhìn lại bức tranh lớn” và đảm bảo rằng bạn không cố nhét mảnh ghép sai chỗ.
Quan trọng nhất, đừng quá căng thẳng! Việc định hình lại vấn đề không phải để chỉ ra ai đúng, ai sai mà để tìm ra cách tốt nhất để tiến về phía trước. Hãy nhớ, không phải vấn đề nào cũng cần một giải pháp phức tạp; đôi khi, chỉ cần đổi cách nhìn nhận, vấn đề đã tự “nhẹ nhàng” hơn rất nhiều rồi.
Cuối cùng, nếu bạn thấy mình cứ đang loay hoay, hãy nghỉ ngơi một chút, ăn một món ngon, rồi thử nghĩ lại. Như một câu ngạn ngữ: “Đừng cố đóng đinh mọi thứ chỉ vì bạn có một cái búa trong tay” – đôi khi, bạn chỉ cần một chiếc kính mới để nhìn rõ hơn mà thôi.
Chúc bạn thành công và luôn giữ được sự bình tĩnh trong mọi vấn đề!
Tài liệu tham khảo:
(*) Bài viết (bao gồm nội dung và hình ảnh) thuộc sở hữu của Sabia.vn, mọi sao chép vui lòng dẫn link bài viết và ghi rõ nguồn Sabia.vn.
